El abanico de ofertas tecnológicas es tan inmensa en la actualidad, que de nada sirve tener tantas opciones si uno no tiene claro qué camino seguir ni cómo decidir.
Si en cambio, habéis leido los 4 posts anteriores que me he molestado en escribir, yo creo que habréis ordenado mejor vuestras ideas en cuanto a gestores de vuestro negocio; y en caso de contar con nueva financiación para hacer crecer el negocio, o para contratar personal nuevo, igual sabéis mejor encauzar los nuevos retos. Y no como en la grandísima mayoría de negocios en España se ha avanzado, casi como un pollo sin cabeza. Mirando las necesidades más ruidosas, y tapando esos fuegos. Pero parar y reflexionar al estilo "folio en blanco" y organizar todo en bloques aparentemente simples pero certeros, despeja el cielo de nubes y ruidos, y yo personalmente, lo vería muchísimo más claro.
Ahora seguimos con el último bloque de recomendaciones que os daría yo, creo que con esto estaría terminado por el momento! Veamos.
Bueno, pues teóricamente ya tenemos el análisis estratégico, el DAFO, la matriz de esfuerzo vs. impacto, y tenemos un orden mental que da cierta perspectiva, aire o motivación para enfocar nuevos retos.
No, la excusa de que "no me da la vida" no me sirve. La típica de "fíjate, estamos hasta arriba", "ahora no puedo perder el tiempo", "no puedo ponerme a hacer estas cosas". Pues te digo: ERROR.
Porque estos ejercicios de reflexión son importantísimos, así podremos elegir entre diferentes caminos.
Voy a tomar ahora el camino un poco más aburrido, el digamos que más "técnico", sin ser tan técnico. Digamos que desde una visión interna del negocio, podríamos dividirlo en 3 bloques estructurales. Sí, podría haber más, pero si nos centramos en estos tres vamos simplificando. Y si quieres poner algún otro extra, bien por ti.
1. Organización de personas
2. Procesos operativos
3. Sistemas y Recursos
1. Organización de personas: qué equipo de personas trabaja en el negocio, cuáles son sus tareas y responsabilidades de cada uno, ¿están bien definidas? ¿están satisfechos? ¿por qué? ¿Es fácil llevar a cabo pequeños cambios que mejore sus vidas de forma sustancial? Seguro que si.
Lo importante aquí es tener esa foto, esa visión a alto nivel de la que hablábamos antes con el DAFO, pero en el caso específico de las personas. Básicamente: qué hacen, cómo lo hacen, están contentos, por qué, pueden hacer o vivir mejor y el negocio también ir mejor?
Leo muchas noticias sobre la necesidad de tener más ayudas públicas para la contratación de personal, pero antes de contratar a alguien, es obvio que hay que analizar qué perfil encajaría mejor, qué hueco de tareas debería cumplir, o pensar si no se puede hacer una recolocación interna del personal, y ver si se pueden cambiar o rotar algunas tareas para que las realicen otras personas, sin necesidad, por el momento, de contratar nuevas. O fichar nuevos perfiles que trabajen en áreas novedosas que no se pueden cubrir por nadie ya contratado.
2. Procesos operativos: pasamos a un nivel más arduo, complicado o latoso; diría incluso que para alumnos aventajados. Definir los procesos, o sacarlos del baúl de los recuerdos; mirar con perspectiva los pasos que se siguen en el negocio es primordial para asegurar la eficiencia y productividad interna. Cuando trabajaba en Accenture (de hecho esta estructura en 3 bloques es muy metodología Accenture) trabajar con los procesos operativos de los negocios estaba presente en el 90% de los proyectos. A un nivel de detalle completamente diferente al de un negocio minorista, pero necesario para, básicamente, que la operativa diaria del negocio FLUYA. Esa es la esencia de la eficiencia y la productividad, fluidez.
Os voy a trasladar un ejemplo básico de esquema de un proceso para el alta de un pedido. Podéis hacer el ejercicio desde cero, pensando en todos los pasos que seguís en cada actuación comercial y administrativa; podéis pedir ayuda a un consultor externo, o podéis rescatar, si los tenéis, los procesos internos de la empresa, y ver si los podéis actualizar, mejorar; o al revés, volver a las fases antiguas que eran más eficientes que en lo que habéis acabado a día de hoy.
En este ejemplo ilustrativo, he dibujado una serie de pasos ejemplo seguidos a la hora de dar de alta un pedido. Este esquema se puede enriquecer ilustrando con los sistemas utilizados en cada tarea; y obviamente adaptado a vuestra situación.
El envio del pedido del cliente te puede llegar por teléfono, por email, por fax...es importante hacer el ejercicio de identificar todas esas opciones; porque igual hay alguna de ellas que te da problemas (ejemplo el fax).
O también puede ocurrir que el sistema para dar de alta los pedidos no es del todo puntero, o te obliga a añadir un par de pasos más a los que ya te has acostumbrado, pero realmente no es fluido.
Esto va relacionado con el anterior post que escribí ayer en este mismo artículo.
Si analizando las opciones de tus productos, has llegado a la conclusión de que necesitas invertir; puede ser que una de las inversiones interesantes a realizar sea en un nuevo software, o CRM para la gestión de la relación con el cliente (pedidos, albaranes, facturas, reclamaciones...). Más adelante lo menciono un poco más.
En esta segunda imagen, he añadido de manera ilustrativa unas marcas tipo rayo flash, para identificar dónde se pueden encontrar posibles cuellos de botella, posibles ineficiencias que retrasen la actividad empresarial, que cabreen al cliente, o que hagan perder tiempo y calidad del servicio. Normalmente suelen ser en traspasos de unos departamentos a otros. De comercial a fábrica, o la recepción de las peticiones del cliente, etc. Pero cada negocio es un mundo.
Así, con estos análisis que os recomiendo, se puede identificar dónde existe potencial de mejora.
No solo es cuestión de vender más, sino de vender mejor.
Y de nada sirve pedir subvenciones ni pedir préstamos para crecer por crecer; si uno no tiene claro por dónde crecer, en qué invertir.
Porque igual no es cuestión de hacer la pedazo inversión del siglo en un solo reto u oportunidad. Igual la opción es dedicar esa bolsa de dinero importante, y dividirla en diferentes porciones para diferentes áreas o necesidades de la empresa.
Lo desconozco para cada uno de vosotros, hablo en general, que luego cada uno se aplique el cuento. Pero creo que no os podéis quejar de todo esto!!
En mi pasado laboral como consultora de negocio, la primera fase de todos los proyectos era tan obvia, sencilla e importante como: análisis de la situación actual.
(Otro día ya os contaré en qué tipos de proyectos trabajaba yo. Un turre contarlo, pero si insistís...)
Las primeras semanas de proyecto nos sentábamos a recabar información, a estructurar el departamento de la multinacional que nos había contratado (Pepsi, SEAT, Mercedes, TEVA, Telefónica, Orange, Vodafone, etc etc); para tener una clara imagen de cómo, con quién y con qué funcionaba. Sino, imposible llevar a cabo ningún tipo de consultoría, aumento de ventas, o sunsunkorda!
3. Por último, el análisis de los sistemas y recursos técnicos que se utilizan. Lo que os comentaba antes del programa para dar de alta el pedido, ERP, para gestionar el CRM.
En mi deje de consultora dentro de una empresa mayoritariamente tecnológica, tiendo a fijarme en los programas informáticos. Porque generalmente todos nuestros proyectos conllevaban un cambio de sistema (normalmente CRM = Customer Relationship Management) o mejora sustancial del actual.
También existen herramientas tipo Sales Force, para hacer seguimiento de los equipos comerciales...
Una de las cosas que entendí perfectamente en mi época en Accenture, era que en realidad cualquier programa se puede crear y desarrollar; la clave está en saber identificar correctamente qué es lo que quieres que haga ese programa.
Digamos que: qué le pides al ordenador que haga por ti; y luego eso, con más o menos dinero y tiempo, se crea a través de código de programación. Pero la clave está en lo que se llama "el diseño funcional", los requerimientos que tú como usuario le haces al futuro software.
Saber definir con claridad el funcionamiento y las tareas del negocio en sí (básicamente los procesos que os he comentado antes), y qué quieres que sea capaz de ser gestionado por un ordenador (o en un futuro puede que por un robot).
Pero todo sin volverse loco, sin dejarse cegar por todas las modas que te hacen perder el norte; como un niño en Navidad que quiere pedir todo todo a los Reyes Magos.
Y ya que estamos, para terminar, quería mencionar la necesidad de tener claro un último aspecto; en este claro externo al negocio: el cliente.
4. Cliente objetivo, nicho de mercado. Tras haber analizado los aspectos internos de la empresa, el siguiente paso es analizar los externos; cuál es el cliente tipo al que dirigirse. Cuanto más conciso mejor. Ejemplo: mujer joven, de entre 25 y 35 años, que le gusta hacer deporte al aire libre, que vive por la zona.
O al revés, tipificar bien qué clientela buscas para tu expansión internacional.
O ser capaz de dividir tus productos en: precio alto, precio medio, precio bajo. Así podras segmentar tu clientela fácilmente. Pero bueno, igual esto para una siguiente fase.
Procedo a cerrar este tecto, todavía me queda trasladar aquí otro post pendiente sobre mi propio reparto de la política en España. Nada, cosas que apunto en el móvil y hoy lo trasladaré a lenguaje más entendible aquí, en Karikakos.
Hasta pronto!
Sofia.
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